UN NOU JOB LA XDS – OFFICE MANAGER!

Ți-ar placea sa faci o activitate in care niciodata sa nu te plictisești? În care sa ai parte de noi și noi provocari? Te-ai gandit vreodata la industria expozitionala?

Unii o numesc btl, alții “industria invizibila”, altii mice… nu sunt mulți cei care chiar știu ce facem. Noi suntem cei din spatele scenei, cei care facem ca afacerile sa se intalneasca. Sa comunice. Suntem ambasadorii internaționali care construim punți de comunicare intre culturi și branduri in piața b2b.

Nu exista o calificare standard, universala, pentru angajatii unei firme ce activeaza in industria expozitionala.

În schimb, sunt foarte importante calificari specifice, care insa se dezvolta dupa o perioada de munca efectiva in cadrul xds.

Azi ne cautam un coleg sau colega, care este sigur/sigura ca isi doreste sa devina cel mai bun sau cea mai buna:

 

OFFICE MANAGER

DESCRIEREA POSTULUI:

Desfăşurarea activităţii necesare în vederea sprijinirii Managementului  pentru coordonarea şi controlul operaţiunilor comerciale, derularea şi dezvoltarea relaţiilor de afaceri cu partenerii, în condiţii de eficienţă maximă.

ATRIBUŢIILE  ŞI  RESPONSABILITĂŢILE  POSTULUI

A. FINANCIAR – CONTABILITATE

  • Organizează şi coordonează fluxul de acte şi documente aferente activităţilor desfăsurate în cadrul firmei, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;
  • Intocmire facturi clienti interni/externi si evidenta situatie incasari;
  • Comenzi consumabile; intocmire nir-uri furnizori materiale si evidenta situatie plati;
  • Operare si urmarire cash-flow;
  • Urmarire proiecte si alocare materiale/servicii pe costuri;
  • Intocmire Ordine deplasare, documente de incasari/plati cash; inregistrare operatiuni si urmarire Registre casa Ron/Eur;
  • Efectuare plati furnizori si mentinere relatie cu banca: documente necesare societate, licitatii bancare,plati online;
  • Intocmire pontaje, adeverinte banca/sanatate salariati;

B. ADMINISTRATIV

  • Asigura suportului administrativ pentru toate departamentele firmei;
  • Preia, inregistreaza, distribuie la compartimentele implicate, indosariaza si arhiveaza; corespondenta si a mesajele primite din partea partenerilor, clientilor si a celorlalti angajati;
  • Redacteaza corespondenta de afaceri necesara desfasurarii activitatii zilnice;
  • Asigura transmiterea documentelor prin posta, fax, e-mail;
  • Elaboreaza si redacteaza documentele si situatiile cerute de management;

C. RESPONSABILITĂŢILE COMPLEMENTARE ALE POSTULUI :

  • confidenţialitetea în raport cu persoanele din interiorul şi exteriorul firmei ;
  • colaborarea permanentă cu şefii ierarhic superiori, cu subordonaţii şi cu întreg personalul firmei;
  • politeţe în relaţiile cu colegii şi colaboratorii;
  • răspunde de realizarea sarcinilor cuprinse în fişa postului;
  • se achită corect şi la termen de toate responsabilităţile financiar contabile ce îi revin;
  • respectă programul de lucru conform normelor interne ale firmei;
  • asigură corect şi la termen circuitul documentelor din cadrul departamentului şi informează; permanent Directorul General si Directorul Adjunct cu privire la activitatea curentă desfăşurată;

CONDIŢIILE SPECIFICE DE MUNCĂ:

  • Activitatea impune utilizarea calculatorului, internetului, faxului, telefoniei fixe/mobile;
  • Program de lucru: în conformitate cu normele şi regulamentele interne ale firmei;
  • Natura muncii: individuală şi în echipă;

CONDIŢIILE DE OCUPARE A POSTULUI :

  • Nivel studii: medii/superioare
  • Perfecţionări/Specializări: contabilitate primara, operare calculator, limbi străine, legislaţie (constituie un avantaj)
  • Cunoașterea limbii engleze nivel mediu-avansat – scris/citit/vorbit
  • Experienţă pe post asemănător (constituie avantaj)

Abilităţi, aptitudini speciale:

  • Cunoştinţe de operare pe calculator
  • Capacitate de coordonare şi analiză
  • Capacitate de comunicare
  • Capacitate de organizare a timpului, sarcinilor si locului de munca
  • Capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp
  • Capacitate de a respecta termene limita
  • Atentie catre detalii
  • Placere si abilitate de a invata lucruri noi
  • Responsabilitate, ordine, corectitudine si seriozitate